Bogføring i økonomisystemer
Bogføring foregår i virksomhedens økonomistyringssystem. Nogle bogføringstransaktioner kan overføres elektronisk til systemet. Det kan være fra eksterne kilder f.eks. lønposteringer, hvis virksomheden kører løn via Dataløn, eller interne kilder f.eks. virksomhedens lagersystem eller salgs- og faktureringssystem.
Andre transaktioner foregår ved manuelt bogføring. I sådanne tilfælde skal der foreligge et bilag, hvorpå det påføres hvornår, bogføringen er sket, hvem, der har foretaget denne bogføring samt hvilke konti, der er anvendt. Bilagene skal samles og gemmes, som dokumentation for at bogføringen er sket korrekt.
Følgende retningslinier i tre trin kan anvendes i forbindelse med konkret bogføring af en transaktion.
1) Hvilke konti skal bruges
2) Hvilken saldo har kontoen
3) Hver postering skal der altid debiteres og krediteress lige store beløb
Fakturering
Normalt udstedes der en faktura ved enhver momspligtig leverance af varer og ydelser. Ved en faktura forstås det dokument, der af køber og sælger betragtes som anmodning om betaling for en leverance eller ydelse. Fakturaen er det bilag, som dokumenter, at et salg har fundet sted.
Hvis virksomheden får varer retur eller giver afslag i prisen efter fakturaen er udstedt, skal der udstedes en kreditnota.
Faktura skal udstedes, når leverancen er afsluttet eller snarest derefter. Fakturaer og kreditnotaer skal være nummereret fortløbende og være udstedt i mindst to eksemplarer.
